Víc než jen fakturační nástroj. Jak vybrat software, který skutečně šetří čas?
2 min. čtení
Redakce Banky.cz
Vybíráte fakturační systém? Zaměřte se na funkce, které ohlídají vaše daně i platby za vás.
Spousta podnikatelů začíná u staženého vzoru faktury a věří, že tím mají administrativu vyřešenou. Jenže s rostoucím počtem zakázek se z papírování rychle stává neplacená brigáda po večerech. Skutečně efektivní software poznáte podle toho, že se z pasivního archivu dokladů stane váš digitální asistent, který pracuje, zatímco vy se věnujete byznysu.
V tomto článku si ukážeme, na jaká kritéria se při výběru zaměřit, abyste místo nekonečného papírování získali kontrolu nad svými financemi.
Hledejte automatizaci, která za vás hlídá banku
Hlavním kritériem při výběru softwaru je míra automatizace. Pokud systém neumí sám rozpoznat platby, stále musíte trávit čas jako kontrolor vlastního účtu. Moderní Fakturomat.cz dokáže automaticky zpracovat e-mailové notifikace z vaší banky a příchozí transakce tak identifikuje sám.
Jakmile vám dorazí e-mail o příchozí platbě, doklad se v systému okamžitě označí jako zaplacený. Získáváte tak dokonalý přehled o dlužnících, aniž byste museli neustále kontrolovat bankovní aplikaci a variabilní symboly.
Chtějte přehled o daních a čistém zisku v reálném čase
Kvalitní software vás nesmí nechat v nejistotě, kolik peněz z účtu ve skutečnosti patří státu. Ideální nástroj funguje jako průběžná kalkulačka, která na základě příjmů a výdajů neustále provádí výpočet DPH i odhad daně z příjmu.
Velkým benefitem systému Fakturomat je analytika, která se hodí jak pro firmy (s.r.o.), tak pro OSVČ. U živnostníků navíc automaticky porovnává skutečné výdaje s těmi paušálními. Přímo v dashboardu tak vidíte průběžné odhady pojištění i daní a rovnou víte, která varianta zdanění je pro vás momentálně výhodnější.
Pokud potřebujete jen jednorázově vystavit doklad bez registrace a dlouhodobého přehledu, poslouží k tomu jednorázová faktura. Pro skutečné řízení firmy je ale klíčové mít data bezpečně uložená a neustále k dispozici pro další analýzu.
Systém v reálném čase porovnává skutečné výdaje s paušálem a vypočítá nejvýhodnější variantu odvodů.
Vyžadujte hladké propojení s vaší účetní
Úspora času musí být znát i při měsíčních uzávěrkách. Dobrý software poznáte podle toho, že z něj snadno vygenerujete faktury v PDF i exporty pro programy jako Pohoda nebo Money S3.
Takový software musí být přístupný i mimo kancelář. Trvejte na tom, aby zvolené rozhraní bylo plně responzivní a funkční v mobilním prohlížeči nebo aplikaci. Jen tak můžete odeslat exporty nebo zkontrolovat platby přímo z terénu, aniž byste museli s každou drobností čekat, až se dostanete zpět ke stolnímu počítači.
Vybírejte nástroj, který vám uvolní ruce pro byznys
Správně zvolený fakturační systém nemá být jen úložištěm dat, ale zdrojem informací pro vaše podnikání. Když systém hlídá bankovní notifikace a orientačně odhaduje budoucí odvody, získáváte prostor pro samotný rozvoj své firmy.
Pokud vás zajímají další funkce zmíněného systému Fakturomat, prozkoumejte jeho podrobný seznam funkcí. Přechod na chytré faktury online je krokem, který vám uvolní ruce a dá vašemu podnikání potřebný řád.