Digitální účetnictví do roku 2027: Jak příspěvkové organizace zvládnou největší změnu za dekádu

Co si z článku odnést

• Digitalizace účetnictví se netýká jen účetního oddělení, ale celé organizace, včetně spisové služby, IT, personalistiky a vedení.
• Klíčové je právně platné prokazování účetních operací: kvalifikované podpisy/pečeti, časová razítka, integrita a dohledatelnost.
• Bez revize procesů a nastavení interní kontroly nelze plně využít přínosy digitálního účetnictví ani splnit požadavky nové legislativy.
• Nejvíce času zabere výběr a implementace DMS/ERP, migrace dat, zajištění integrací (ISDS, e‑faktury, banky) a školení lidí.
• Rozhodující je kybernetická bezpečnost, dlouhodobá archivace a governance dat - to vše musí být financované, auditovatelné a průběžně testované.
• Začněte gap‑analýzou, plánujte víceleté rozpočty a zvažte postupnou adopci s piloty v letech 2025-2026.

Buďte stále v obraze

Novinky ze světa hypoték, půjček či výhodné nabídky přímo na váš e-mail

Odebírat

Přihlášením k odběru novinek souhlasíte s podmínkami ochrany osobních údajů

Proč se změna týká právě příspěvkových organizací

Příspěvkové organizace hospodaří s veřejnými prostředky, často jsou napojeny na dotace a jejich účetní výkazy vstupují do konsolidace zřizovatele. Nový zákon o řízení a kontrole veřejných financí má od 1. 1. 2027 zvýšit požadavky na průkaznost, dohledatelnost a včasnost informací tak, aby bylo možné řídit rizika a výkon organizací na jednotných datech. V praxi to znamená posun od papírových dokladů a lokálních „excelových řešení“ ke standardizovaným digitálním postupům, kde je vše dohledatelné, auditovatelné a právně vymahatelné.

Je třeba si uvědomit, že digitální účetnictví není izolovaná disciplína. Ovlivní nákupy, objednávky, smlouvy, personalistiku, spisovou službu a IT. Každý krok od vzniku závazku až po jeho úhradu musí nést kvalifikovaný důkazní řetězec - kdo, kdy, na základě čeho a s jakým oprávněním rozhodl. Právě kvalita tohoto řetězce rozhoduje o tom, zda je účetní zápis obhajitelný při interním i externím auditu.

Tip od banky.cz

,,Digitalizace v příspěvkovkách nebude úspěšná, pokud ji nevysvětlíte v jazyce přínosů: méně chyb, kratší schvalování, lepší data pro rozhodování a nižší provozní náklady. Bez toho se zavedení nových nástrojů promění v odpor ke změně.
”

Jan Budín

Redaktor Banky.cz

Co digitální účetnictví v praxi znamená

V jádru jde o nahrazení analogových důkazů jejich plnohodnotnými elektronickými ekvivalenty. Účetní doklady, smlouvy a související důkazy musí být v elektronické podobě prokazatelné, neměnné a dlouhodobě čitelné, ideálně s využitím kvalifikovaných elektronických podpisů či pečetí a kvalifikovaných časových razítek dle eIDAS. Tam, kde organizace plní roli veřejného zadavatele, musí být schopna přijímat a zpracovávat evropský standard e‑faktur (EN 16931) a místně rozšířený formát ISDOC.

Z hlediska českých předpisů je klíčová kombinace účetních a archivních pravidel. Evidence musí být vedená v souladu se zákonem o účetnictví a prováděcí vyhláškou pro vybrané účetní jednotky, současně musí být zajištěna spisová služba a elektronická archivace podle zákona o archivnictví a souvisejících vyhlášek. To vše nad rámec ochrany osobních údajů (GDPR) a požadavků na kybernetickou bezpečnost, které dopadají podle velikosti a významu na IT infrastrukturu organizace.

Velkým tématem je integrita a řetězec odpovědností. Pokud doklad „cestuje“ workflowm, musí být zřejmé, že nebyl po schválení změněn a že každá akce byla provedena oprávněnou osobou; ideálně je posílena kvalifikovaným podpisem, pečetí nebo logikou systémové pečeti. To vytváří důvěryhodnost a současně zkracuje audity - není nutné dohledávat papíry po odděleních.

Revize procesů a práce s daty

Úspěch nezařídí licence k softwaru, ale kvalitní procesní návrh. Mapování „as‑is“ a návrh „to‑be“ procesů pro objednávky, faktury přijaté a vydané, cestovní náhrady, pokladnu a schvalovací hierarchii je základ, který rozhodne o návratnosti investice. Bez toho se elektronické workflow změní v digitální replikaci starých slepých uliček.

Technicky se digitalizace opírá o propojení ERP, DMS/workflow, bankovních kanálů a spisové služby. Integrace na datové schránky, bankovní výpisy v ISO formátech, automatické párování plateb, OCR a validace e‑faktur, evidence smluv a dlouhodobá elektronická archivace s migrační strategií - to jsou kameny, na kterých stojí celý dům. Kdo tyto oblasti podcení, ten jen přesune práci jinam a ztratí výhody automatizace.

Digitální účetnictví musí být nastavené tak, aby finanční řízení vidělo realitu v reálném čase: závazky po schválení, odhad cash‑flow, alokace na projekty, kontroly limitů. To je největší ekonomická hodnota celé změny.

Jak se připravit krok za krokem

Začněte strategickou gap‑analýzou: kde jste dnes, co požaduje nová regulace a co je pro vaši organizaci realistické v horizontu 2025-2027. 

Roadmapa, rozpočet a veřejné zakázky

Vytvořte dvouletou roadmapu s milníky: analýza a výběr řešení (Q2-Q3/2025), pilot a migrace (2026), ostrý provoz s podporou a auditem (od 2027).Dobře nastavený plán snižuje riziko, že na konci roku 2026 budete v časové tísni bez vysoutěženého dodavatele.

Financování je potřeba vidět v TCO logice. Náklady nejsou jen licence a implementace, ale i integrace, bezpečnostní opatření, čas klíčových lidí, školení, audit a průběžné upgrady podle novel předpisů. U veřejných zakázek si pohlídejte kvalifikační požadavky, bezpečnostní standardy, SLA a migrační podporu. Podhodnocený rozpočet se obvykle vrátí ve formě prodloužení termínů a kompromisů v kvalitě.

Online srovnání podnikatelských účtů

Lidé, dovednosti a změnové řízení

Digitalizace je především projekt o lidech. Včas určete sponzora projektu, procesní vlastníky a interní ambasadory, kteří rozumí jak účetnictví, tak praxi oddělení, jichž se změna dotkne. Součástí přípravy je školení k eIDAS, spisové službě, práci s elektronickými důkazy i praktická cvičení incidentů - od výpadku systému po chyby v podpisových politikách.

Nejčastější chyby organizací

• Redukce digitalizace na výměnu software bez změny procesů a odpovědností.
• Opomenutí spisové služby a archivace - „někde to ukládáme, ale nevíme jak dlouho a podle čeho“.
• Slabá integrace: ruční přepisování dat mezi ERP, DMS a bankou.
• Nedostatečné řízení přístupů a chybějící logování klíčových úkonů.
• Podcenění veřejných zakázek a bezpečnosti - zpoždění o měsíce kvůli námitkám nebo chybějícím atestům.
• Nejasně definovaná odpovědnost za datovou kvalitu a master data.

Nejlépe fungují postupné kroky: nejprve digitalizujte příjem a schvalování faktur, nasadťe e‑podpisy a časová razítka, teprve pak rozšiřujte na smlouvy, cestovní příkazy a majetek. Menší, rychlé vítězství zvyšuje důvěru v celý projekt.

Rozpočet, přínosy a rizika, která se nevyplácí přehlížet

Ekonomické přínosy se skládají z úspor práce a nižší chybovosti, ale také z lepší kontroly peněžních toků. Automatizované párování a včasné schvalování snižuje prodlení plateb a využití skont, přičemž transparentní schvalovací matice omezuje riziko neoprávněných závazků. Úspory se obvykle projeví po stabilizaci ostrého provozu - tedy několik měsíců po go‑live.

Rizika jsou reálná a řešitelná, když je adresujete včas. Největší hrozbou je „akademický projekt“, který běží bez rozhodnutí o tom, co se zjednoduší a co se nebude dělat vůbec. Druhou častou chybou je zanedbání bezpečnostní architektury: řízení identit, vícefaktorová autentizace, segmentace sítí a pravidelné testy obnovy dat. Pokud spolehnete jen na dodavatele, bez interního vlastníka bezpečnosti, zaděláváte si na problém.

Specifickou kapitolou je prokazatelnost vůči auditorům a kontrolním orgánům. Když je důkazní řetězec rozlámaný (chybí časové razítko, dokument nelze po letech otevřít, není dohledatelné schválení), je ohrožena průkaznost účetnictví a může následovat zpochybnění nákladů či dotací. Investice do metodik, podpisových politik a dlouhodobé čitelnosti formátů je tedy ekonomicky racionální.

Co sledovat dál a jak si udržet náskok

I když je cílem účinnost nové úpravy od 1. 1. 2027, finální znění prováděcích předpisů se může v čase měnit. Sledujte metodiky Ministerstva financí, novelizace vyhlášek k účetnictví vybraných účetních jednotek, pravidla spisové služby, vývoj evropské regulace eIDAS 2 a doporučení bezpečnostních autorit. Včasná reakce vám ušetří nucené reimplementace.

Prakticky pomáhá „předběžné nasazení“: v roce 2025 zvolte proces, který dokážete digitalizovat s nejvyšším přínosem a nízkým rizikem - často to bývá příjem a schvalování faktur. Na pilotu ověříte integrace, roli kvalifikovaných podpisů a pečetí, úpravu vnitřních předpisů a akceptaci uživatelů. V roce 2026 už můžete rozšířit rozsah a vstoupit do 2027 s rutinním provozem.

Nezapomeňte na vnitřní pravidla. Směrnice o oběhu účetních dokladů, podpisové politiky, klasifikace dokumentů, retenční plány a krizové scénáře musejí být sladěny s novou praxí - a hlavně průběžně aktualizovány. Tady se vyplatí spolupráce účetních, právníků, IT a compliance, jinak hrozí, že směrnice nebude odpovídat realitě a audit to rychle odhalí.

Dobrá digitalizace není cílem sama o sobě. Je to způsob, jak přetavit legislativní povinnost v konkurenční výhodu pro kvalitu služeb, transparentnost a řízení rizik - a to i v prostředí veřejných financí. Kdo nasadí řešení promyšleně, nejen že splní požadavky zákona, ale získá lepší podklady pro řízení výkonu a stabilnější provoz pro roky dopředu