Jak propojit firemní karty s účetnictvím a omezit administrativu

Co si z článku odnést

Firemní karty mohou výrazně zjednodušit správu výdajů, ale jen tehdy, když jsou skutečně propojené s účetnictvím. Rozhodující není jen možnost platby kartou, ale hlavně to, jak se údaje o transakcích dostávají do účetního systému a kolik ruční práce tím firmě ušetří.

Proč samotná karta problém nevyřeší

,,Běžné firemní platební karty k podnikatelskému účtu samy o sobě neřeší evidenci výdajů– jen umožňují platbu. Jakmile zaměstnanec kartou zaplatí, transakce se objeví na výpisu z banky, ale k té transakci chybí kontext: co se kupovalo, na jaký projekt, jestli je to daňově uznatelný náklad a kde je účtenka.”

Petr Jermář

Hlavní analytik Banky.cz

Bez propojení karty s účetnictvím pak firma neustále řeší tři opakující se problémy:

• chybějící účtenky – zaměstnanec zaplatí, účtenku "někam" založí a účetní ji později při uzávěrce shání, dohledává. A tím se vše zdržuje
• ruční přepis transakcí – každou položku z výpisu musí někdo spárovat s dokladem a zapsat do účetního systému, nebo přiřadit k platbě
• zdlouhavé schvalování – platba kartou může čekat na schválení dny i týdny.

Čím víc karet pro zaměstnance firma vydá, tím rychleji se tahle manuální práce rozrůstá. Proto se dnes řeší hlavně to, jak dostat data z karty správně do účetnictví bez zásahu člověka.

Buďte stále v obraze

Novinky ze světa hypoték, půjček či výhodné nabídky přímo na váš e-mail

Odebírat

Přihlášením k odběru novinek souhlasíte s podmínkami ochrany osobních údajů

Dva základní přístupy: export dat vs. přímá integrace

Když se řekne "propojení karty s účetnictvím", ve skutečnosti může jít o dva dost odlišné způsoby, jak toho dosáhnout: export dat nebo přímá integrace.

Export a import dat

Export a import dat znamená, že poskytovatel karet umožní stáhnout přehled transakcí (typicky v Excelu nebo CSV) a ten se pak nahraje do účetního softwaru. Je to sice krok vpřed oproti čistě ručnímu přepisování, ale pořád to vyžaduje, aby se export pravidelně stahoval, kontroloval a nahrával. A jakmile formát dat neodpovídá přesně tomu, co účetní systém očekává, bývá nutné soubor ještě upravit. Evidence účtenek přitom zůstává převážně na manuální bázi.

Menší firmě s několika málo platebními kartami může export a import dat bohatě stačit. Jakmile se ale počet karet, a s tím i transakcí zvětší, ruční práce s exporty přestane být časově únosná. Tady už se vyplatí uvažovat na přímou účetní integrací.

Mohlo by vás také zajímat: Digitální účetnictví do roku 2027: Jak příspěvkové organizace zvládnou největší změnu za dekádu.

Přímá účetní integrace

Přímá účetní integrace vede k automatizaci firemních výdajů. Znamená to, že se údaje o platbě z firemní karty automaticky a průběžně přenášejí do účetního systému, bez ručního exportu a importu souborů. V praxi to šetří čas, omezuje chybovost a zrychluje zpracování dokladů. 

Přitom nejde jen o samotný přenos transakce, ale i o její předběžné přiřazení k dokladu. Zaměstnanec může účtenku hned po platbě vyfotit mobilem a systém ji spáruje s konkrétní transakcí. Účetní pak nemusí dohledávat, k čemu platba patří. 

Tím se výrazně zjednoduší kontrola výdajů, archivace dokladů i následné zaúčtování. Výhodou je také vyšší aktuálnost dat. Podnik vidí výdaje prakticky v reálném čase. Integrované firemní karty pomáhají s cash flow, rozpočtovou kontrolou i interním schvalováním. 

Kvalitní účetní systém je základ

,,Na druhou stranu, účetní integrace se neobejde bez kvalitně nastaveného účetního systému, správné vazby mezi kartami, zaměstnanci a nákladovými středisky a také bez disciplíny při focení účtenek, aby bylo používání karty a napojení na účetnictví skutečně bezproblémové.”

Miroslav Majer

CEO Banky.cz

Srovnejte si podnikatelské účty online a zdarma

Na co se zaměřit při výběru řešení

Ne každé řešení, které tvrdí, že "propojuje karty s účetnictvím", nabídne hlubokou integraci. Při výběru se proto vyplatí sledovat především tyto funkce:

• napojení na konkrétní účetní systém, který firma používá – v Česku jde typicky o Pohodu, Money S3, ABRU nebo online nástroje jako iDoklad; pokud řešení podporuje jen zahraniční systémy, integrace v praxi nefunguje
• automatické párování účtenek s transakcemi – zaměstnanec by měl účtenku jen vyfotit, nikoliv ji ručně přiřazovat k položce na výpisu
• nastavení limitů a schvalovacích pravidel – možnost určit, kolik smí kdo utratit a kdo výdaj schvaluje, než vůbec dojde k platbě
• soulad s českou účetní legislativou – doklad z karty musí splňovat náležitosti daňového dokladu, jinak ho účetní stejně nemůže bez obav použít
• rychlost a spolehlivost synchronizace dat – jestli se transakce objeví v účetnictví okamžitě, nebo až s několikahodinovým (či denním) zpožděním
• uživatelská přívětivost – zaměstnanec musí zvládnout vyfotit účtenku a přiřadit ji ke správné kategorii bez zdlouhavého zaškolování.

Ještě je tu jedno důležité pravidlo: správa firemních výdajů by měla probíhat v jedné aplikaci, kde má přehled jak zaměstnanec (co utratil a na co), tak účetní (co má zaúčtovat) a vedení firmy (přehled o výdajích).

Některé karty nabídnou i cashback z plateb, jiné s touto nabídkou skončily.

Jak poznat, že řešení skutečně šetří čas

Skutečně funkční řešení poznáte podle toho, že už neřešíte zbytečné mezikroky. Účtenky se nemusí dohledávat, transakce sedí s bankovním výpisem a měsíční uzávěrka se nestává administrativním maratonem jen kvůli chybějícím podkladům.

Dobrou pomůckou je jednoduchý test, který by vím poskytovatel karty a celého systému měl předvést: zaměstnanec zaplatí kartou, vyfotí účtenku a systém vše automaticky přiřadí tak, aby účetní už jen zkontrolovala správnost údajů. 

Jakmile někdo musí transakci ručně dohledávat, přepisovat nebo opakovaně párovat, integrace vám s takovým systémem nebude v praxi nijak dobře fungovat.

TIP: Chcete si udělat představu, jak funguje s.r.o. a jak ji založit, případně kdy ji raději vůbec nezakládat?

Bez integrace ztrácí karta smysl 

Firemní výdajové karty dávají největší smysl tehdy, když jsou tak propojené s účetnictvím, aby do něj data plynula automaticky a bez zbytečných ručních zásahů. Rozdíl mezi exportem a přímou integrací je zásadní: export a import šetří čas jen částečně, kdežto přímá integrace odstraňuje ruční práci téměř na 100 procent.

Při výběru řešení se proto vyplatí sledovat nejen cenu karty, ale hlavně to, jak hluboko integrace zasahuje do každodenní práce účetní a zda také odpovídá potřebám české legislativy a trhu.